Votre responsabilité de superviser le blanchiment d'argent ◄ garantie entreprise

Qu’est-ce que l’assurance pro ?
L’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) est un type d’assurance qui couvre les préjudices matériels ou corporels provoqués selon un mouvement professionnel, que ce admettons sur votre lieu de travail et pourquoi pas lors d’une mission.

Elle prend en charge causés à des tiers, qu’ils soient liés selon une relation contractuelle (clients, partenaires, fournisseurs) ou bien non et garantit :

corporels ;
matériels ;
immatériels.
Cette formule super complète donne l’opportunité aux architecte de regrouper différentes confiance en une seule. Elle offre des garanties essentielles par contre aussi des choix complémentaires que chacun peut souscrire selon les caractéristiques de sa profession. En effet, chauffeur de taxi, boulanger ou bien pharmacien ne sont pas soumis aux mêmes risques et n’ont ainsi pas les mêmes besoins.

Qui est concernée par l’assurance prostituée ?
L’assurance professionnelle n’est pas obligatoire sauf pour fonction réglementées ou libérales telles que :
avocats ;
huissiers ;
les agents immobiliers ;
les positif ;
maîtrise médicales ;
les de comptabilité ;
agents généraux d’assurance ;
façonnier du bâtiment.
Que couvre l’assurance pro ?
L’assurance responsabilité civile professionnel prend en charge l’indemnisation des troisième en d’accident causé parmi :

une erreur ;
une faute ;
une assurance ;
une négligence ;
l’un de vos employés ou bien sous-traitants ;
vos locaux ;
un animal vous appartenant ;
votre matériel professionnel.
Notez que l’assurance prostituée couvre aussi votre activité et vos biens experts en cas d’incendie, de dégât des eaux, de catastrophe naturelle, de vol mais aussi de vandalisme.

Vous devez assumer certaines responsabilités au quotidien si votre entreprise est soumise aux règles de blanchiment d'argent. Cela comprend la mise en œuvre de mesures de «diligence raisonnable» pour vérifier que vos clients sont ce qu'ils disent et prendre un risque pour évaluer votre entreprise.

Vous devez également mettre en place des systèmes de contrôle et de surveillance internes. La nature de ces contrôles dépendra de la taille et de la complexité de votre entreprise, y compris le nombre de clients que vous avez et le nombre et le type de produits et services que vous fournissez.

Exigences de diligence raisonnable envers les clients

Quelle diligence raisonnable d'un client

La diligence du client signifie prendre des mesures pour identifier vos clients et vérifier qu'ils sont ce qu'ils disent. En pratique, cela signifie amener le client à:

  • nom
  • photo sur document officiel confirmant leur identité
  • lieu de résidence et date de naissance

La meilleure façon de le faire est de demander un document émis par le gouvernement, comme un passeport, ainsi que des factures de services publics, des relevés bancaires et d'autres documents officiels. D'autres sources d'information sur les clients comprennent le registre électoral et les informations détenues par les agences de référence de crédit telles qu'Experian et Equifax.

Vous devez également identifier le "bénéficiaire effectif" dans certaines situations. Cela peut être dû au fait que quelqu'un d'autre agit au nom d'une autre personne dans une transaction particulière, ou peut être dû au fait que vous devez établir une structure de propriété, un partenariat ou une fiducie pour l'entreprise.

Habituellement, le bénéficiaire effectif est la personne derrière le client qui est détenue ou contrôlée par le client ou la personne au nom de laquelle l'opération ou l'activité est menée.

Si vous avez des doutes sur l'identité du client, vous devez cesser de le traiter jusqu'à ce que vous soyez sûr.

Quand vous devez appliquer la diligence raisonnable des clients

Vous devez appliquer des mesures de vigilance à l'égard de la clientèle:

  • lorsque vous établissez une relation commerciale avec un client (ou une autre partie à la vente d'actifs)
  • lorsque vous soupçonnez le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme
  • en cas de doute sur les informations d'identification du client précédemment obtenues
  • lorsque les clients existants en ont besoin – par exemple, si leur situation change
  • si vous n'êtes pas un commerçant de grande valeur dans une "transaction aléatoire" d'une valeur de 15 000 $ ou plus
  • en tant que revendeur de grande valeur lorsque vous:
    • effectuer un paiement à un fournisseur d'une valeur de 10 000 $ ou plus
    • faire un «accord aléatoire» d'une valeur de 10 000 $ ou plus

Diligence raisonnable du client lors de l'établissement d'une relation commerciale

Une relation commerciale est celle que vous établissez avec un client lorsque vous vous attendez à ce que la relation continue. Il peut s'agir d'un arrangement formel ou informel.

Lorsque vous démarrez une nouvelle relation commerciale, vous devez obtenir des informations sur:

  • le but de la relation
  • la nature prévue de la relation – par exemple, d'où proviendront les fonds, l'objet des transactions, etc.

Le type d'informations dont vous avez besoin peut être:

  • détails sur l'entreprise ou l'emploi du client
  • la source et l'origine des fonds que votre client utilisera dans la relation
  • des copies des états financiers récents et actuels
  • détails de la relation entre les signataires et les bénéficiaires effectifs
  • le niveau d'activité prévu et le type d'activité qui se produira dans votre relation

L'évolution de la situation de vos clients

Vous devez maintenir vos informations client à jour pour:

  • modifier l'évaluation des risques de votre client si sa situation change
  • prendre d'autres mesures de diligence raisonnable si nécessaire

Les changements de circonstances peuvent inclure:

  • changements majeurs dans le niveau ou le type d'activité commerciale
  • la structure de propriété de l'entreprise a changé

Quand appliquer la diligence raisonnable des clients dans les transactions aléatoires

Lorsque votre entreprise exécute des transactions aléatoires, vous devez faire preuve de diligence raisonnable. Ce sont des transactions qui ne sont pas réglées dans une relation commerciale continue et qui sont évaluées à:

  • 15 000 $ ou plus si vous n'êtes pas un commerçant de grande valeur (ou l'équivalent)
  • 10 000 $ ou plus si vous êtes un commerçant de grande valeur (ou équivalent)

Cela s'applique qu'il s'agisse d'une opération unique ou d'opérations liées.

Les transactions liées sont des transactions individuelles de moins de 15 000 EUR (ou 10 000 EUR pour les commerçants de grande valeur) qui sont délibérément divisées en petites opérations individuelles afin d'éviter la diligence raisonnable des clients. Votre entreprise doit disposer de systèmes pour identifier les opérations potentiellement liées.

Une fois que vous avez identifié une opération potentiellement liée, vous devez décider si elle a été sciemment scindée. Certaines des questions discutées sont:

  • le même client a effectué plusieurs paiements en peu de temps
  • il est possible que plusieurs clients aient effectué des transactions au nom d'une même personne
  • un certain nombre de clients ont envoyé des mandats à la même personne

Vous devez également effectuer une vérification diligente des clients sur les transactions aléatoires d'une valeur inférieure à 15 000 $ dans certaines circonstances. Par exemple, vous devez le faire lorsque la nature de l'opération implique un risque plus élevé de blanchiment d'argent.

Quand faire une due diligence renforcée

Dans certaines situations, vous devez effectuer une "vérification diligente renforcée". Ces situations sont:

  • lorsque le client n'est pas physiquement présent lorsque vous effectuez des contrôles d'identification
  • lorsque vous faites affaire avec une "personne politiquement exposée" – généralement un député non britannique ou national, un chef d'État ou de gouvernement ou un ministre du gouvernement, les membres de sa famille et des proches collaborateurs connus
  • lorsque vous traitez avec une personne d'un pays tiers à haut risque dans l'UE
  • toute autre situation où il existe un risque plus élevé de blanchiment d'argent

Les outils améliorés de diligence raisonnable pour les clients non physiques et d'autres situations à haut risque comprennent:

  • obtenir des informations supplémentaires pour identifier le client
  • prendre des mesures supplémentaires pour vérifier la documentation soumise par l'institution financière ou de crédit
  • s'assurer que le premier paiement est effectué à partir d'un compte ouvert auprès d'un établissement de crédit au nom du client
  • savoir d'où viennent les fonds et quel est le but de la transaction

Amélioration des outils de diligence raisonnable lorsqu'il s'agit d'une personne politiquement exposée:

  • assurez-vous que seule la haute direction approuve les nouvelles relations commerciales
  • prendre les mesures appropriées pour déterminer d'où proviennent les actifs de la personne et les actifs dans la relation d'affaires
  • et une surveillance continue plus stricte des relations commerciales

Mesures de vigilance à l'égard de la clientèle lorsque votre client est une autre entreprise de services monétaires

Si votre client est un transfert d'argent ou un échange de devises, vous devriez sérieusement envisager d'appliquer une diligence raisonnable renforcée. Cela présente un risque plus élevé de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme, car l'argent que vous recevrez sera de "gros transferts" reflétant un ensemble de transactions avec votre client. La portée des mesures de vigilance renforcées appliquées devrait être fondée sur les risques et les circonstances de chaque cas.

À tout le moins, vous devez obtenir le nombre d'énormes transactions de transfert effectuées par chaque client. Ces informations vous permettront de vérifier que le nombre de transactions et la valeur moyenne correspondent au niveau d'activité auquel vous vous attendiez lorsque vous avez démarré une relation commerciale.

Il mettra également en évidence les risques, notamment lorsque le nombre d'opérations ou la valeur moyenne de l'opération est nettement supérieur à ce que vous attendiez. Dans de tels cas, vous devez identifier et enregistrer pourquoi cela est différent.

Si vous pensez qu'il y a un risque, vous devez vérifier que votre client est diligent (et si l'expéditeur est impliqué, obtenez les «détails du payeur»). Cela comprendra la vérification des enregistrements pertinents associés à des opérations spécifiques.

Vous devez vérifier que toutes les sociétés de transfert d'argent avec lesquelles vous travaillez sont enregistrées / autorisées auprès de la Financial Conduct Authority (FCA). Les entreprises qui effectuent des transferts d'argent ne sont pas enregistrées ou autorisées FCA ne peut pas fournir légalement des services de paiement au Royaume-Uni. Vous devez annuler l'opération si votre client n'est pas correctement enregistré.

Contrôle interne et suivi permanent de l'activité

Vous devez vous assurer que votre entreprise dispose des bons systèmes de contrôle interne et de surveillance. Cela devrait vous alerter ainsi que les autres personnes impliquées dans votre entreprise si des criminels tentent d'utiliser votre entreprise pour le blanchiment d'argent. Une fois que vous êtes conscient d'une menace potentielle, vous pouvez prendre des mesures pour la prévenir et signaler toute activité suspecte.

Vos widgets doivent inclure:

  • nommer un fonctionnaire désigné et s'assurer que les employés sont au courant qu'ils sont informés de toute activité suspecte

  • nommer un responsable du programme de conformité si votre entreprise est plus grande ou plus complexe
  • identifier les responsabilités de la haute direction et fournir des informations continues sur les risques de blanchiment d'argent
  • former le personnel concerné à sa responsabilité en matière de blanchiment d'argent
  • documenter et mettre à jour les politiques, contrôles et procédures de lutte contre le blanchiment d'argent
  • mettre en place des mesures pour que le risque de blanchiment soit pris en compte dans votre quotidien

Remplissez votre énoncé de politique commerciale

Un énoncé de politique est un document qui contient vos politiques, contrôles et procédures de lutte contre le blanchiment d'argent que votre entreprise prendra pour prévenir le blanchiment d'argent. Le document décrit les principes de base de la façon dont votre entreprise fera face au risque de blanchiment d'argent.

Vous devez identifier les personnes importantes et décrire leurs responsabilités. Même si votre entreprise est petite, c'est un outil utile pour concentrer vos pensées et celles de vos employés si vous devez les tenir conscients des risques.

Que doit contenir une déclaration politique?

Le contenu exact du rapport de politique dépendra de la nature de votre entreprise. Mais cela comprend probablement:

  • les détails de votre approche de la prévention du blanchiment d'argent, y compris les personnes nommées et leurs responsabilités
  • les détails de vos procédures d'identification et de vérification des clients ainsi que de vos outils de contrôle préalable et de suivi de la vérification
  • engagement à former les employés à comprendre leurs responsabilités
  • un résumé des contrôles de surveillance mis en place pour vous assurer que vous respectez vos politiques et procédures
  • la reconnaissance de l'importance du personnel dès la notification de toute activité suspecte au fonctionnaire désigné

Exigences pour la tenue de registres

Vous devez tenir un registre de toutes les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle que vous prenez, notamment:

  • documents d'identification client reçus
  • évaluations des risques
  • ses politiques, contrôles et procédures
  • dossiers de formation

Le fait d'avoir un dossier complet vous permettra de prouver que votre entreprise a respecté les règles de blanchiment d'argent. Ceci est crucial pour protéger votre entreprise si vous effectuez des recherches avec vos clients.

Les types d'enregistrement suivants peuvent être:

  • registres des opérations quotidiennes
  • reçus
  • chèques
  • livres de contribution
  • correspondance client

Vous pouvez enregistrer des enregistrements:

  • originaux
  • photocopies
  • microfiche
  • numérisé
  • informatisé ou électronique

Vous devez conserver vos dossiers pendant cinq ans, en commençant par:

  • la date de fin de la relation commerciale
  • la date de l'opération

Plus d'informations sur la manière de se conformer

Des recommandations plus spécifiques au secteur sur la responsabilité en vertu du Règlement sur le blanchiment d'argent figurent dans les recommandations:

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